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公司年會活動策劃流程大全
發布時間:2021-08-16 14:24瀏覽次數:
  公司年會活動策劃流程是一直困擾各個行政的難題,千禧晨憑借多年年會活動策劃與大家分享一下流程經驗。


1 / 需求調研:了解老板員工
  
  01  了解用戶
  
  年會作為我們的產品,最大的價值就是滿足客戶需求。年會用戶涉及老板、員工甚至更多利益方。為了了解各方需求,可以采用以下方法:
  
  和老板開兩次碰頭會。年會最重要的用戶是老板,老板希望通過年會實現什么效果,達到什么目的,是籌備重點。所以要抓緊機會和老板多溝通,聽懂他的需求。
  
  參考現有的員工畫像(員工畫像則可以請負責雇主品牌建設、企業內宣或Marketing的同事來協同)
  
  活用企業內宣媒體(比如在企業內宣公眾號上做個年會的專題推送,看看小伙伴們有啥想法和建議) 
 
  02  成立籌委小組
  
  整個年會項目的策劃執行團隊,主要有3個作用:① 高效溝通方便跨部門工作的開展;②管理老板與同事的預期;③高效率完成需求調研。
  
  籌委會的人員構成一定是有老板和各部門的同事在里面,如此一來,信息可以及時同步給公司上下,跨部門的支持工作開展起來也更順利(尤其是要各部門出節目這種事兒)。
  
  需求調研也可以直接委托籌委會的人員對各自部門的需求(例如市場部、業務部)做簡單總結,老板的需求和期許也可以順勢在項目會上同步。
  
  03   確定目標和調性、預算籌劃
  
  在了解過需求、項目組成立后,常規情況大家只要坐下來開一兩次會,就可以拍板出年會的主要目的、調性,進而合作發散出年會的主題和形式。
  
  同時我們要向老板了解預算情況,可以根據預算來反推我們在實際執行中的側重點和關鍵動作。當然,不要被預算束縛了雙腳,腦洞開到無限大,爭取每一分錢都花在刀刃上。
  
  項目組還要制定一個年會籌備時間表,拆分年會籌備的各項任務并布置完成時間點,保證整個籌備工作有條不紊。
  
  2 / 產品定位:主題和選址
  
  用戶需求掌握了,在真正進入產品設計之前,你需要先為你的產品扣一頂帽子——通過主題和場地選擇,賦予其特定意義。
  
  01  力透紙背的slogan
  
  一個優秀的Slogan往往具有出色的營銷意識,要結合背景傳遞核心信息,有時還要有感情共鳴。年會的開場視頻、節目內容,都可以和該主題進行關聯。
  
  好的年會主題,要應時應景。
  
  處于成長期的公司,業務在高速發展,年會的目的大多是加油鼓勁兒,營造主人翁意識,引導大家與公司一起拼搏再創佳績。此時的年會主題就會比較勵志了,集中表現奮斗、拼搏 等主題。
  
  而到了成熟期,年會目的更側重增強團隊凝聚力,因此主題就相應的側重打人文牌,走溫暖路線。
  
  具體操作slogan時,你可以把過去一年發生最大的事件作為思考著力點:比如公司剛剛完成融資,成為行業里領頭羊,就應該寫“奔出峽谷”;一家剛剛完成并購的企業,希望團隊進一步默契融合。公司最后選擇“the power of one”(和的力量)作為主題。
  
  年會舉辦地也是一個創作slogan的思路,比如公司年會定在山上時,就是“再攀高峰”這樣的攀登主題,年會在海邊、郵輪上舉行時,主題就類似“乘風破浪”。
  
  02  年會場地
  
  場地是活動策劃落地的開端,因為他決定了年會的形式。
  
  現在的企業往往十分重視文化,于是在年會選址上首要考慮的,是這個地點的某些特質是否能與公司文化相吻合。比如郵輪年會,這種在無邊大海上開年會的形式象征了遠征的意義。
  
  但選址不能僅憑理想主義的意義契合而全然不考慮現實的經濟因素。除了類型外,還要考慮:年會環節、容量,設施,檔次,花費,交通,配套(如餐飲住宿),備案等因素。
  
  一般來說,大型公司只需要找到一個能夠滿足開會、用餐、住宿的場地就好,場地預訂時間往往要提前數月。
  
  小型公司,由于人數較少,預算和安排非常靈活,可以追求更多創意、體驗和互動——比如酒吧、咖啡廳、轟趴、滑雪、燒烤、海邊、旅行,在預算充足的前提下,任你發揮。
  
  而中型公司,由于公司已經具備一定實力,一般要兼顧條件、體驗和性價比,一般來說可以考慮具有一定娛樂設施或附近景點豐富的酒店或度假村。
  
  3 / 產品設計:年會內容和環節設計
  
  定好年會的主題、地點和基本創意后,我們就可以開始具體的年會設計了。好的產品是要讓用戶有參與感的。年會至少要做好三類內容輸出:品牌型內容、基本型內容、福利型內容,以及做好內容審核。
  
  01   品牌型內容:讓老板演講更有意思
  
  品牌型內容,一般是指公司想要向大家傳達的內容,也是實現激勵團隊、凝聚人心的主要手段。這類內容,主要有這幾個類型:傳達企業價值觀和企業文化 / 講述理想和情懷 / 老板的個人PR 等等。
  
  這里再提供幾種常見的形式供大家參考:公司宣傳視頻(推薦公司員工街拍式采訪,非常出彩)、年會祝福視頻 / 員工故事 / 客戶故事 / 老板發言或老板個人的保留節目等等。
  
  02   基本內容:表演什么節目不油膩
  
  這里的基礎內容就像產品的基礎功能(其他功能都可以砍掉,基礎功能必須有且牛逼)是保底兒的,高質量的內容。
  
  生產基本節目也有一些成熟套路,比如熱門流行歌舞的改編(比如當年的江南style、去年的PPAP、SEVE等,今年你可以在抖音上找找靈感)、當年流行綜藝節目改編;玩得開的企業,也可以選擇玩一些男女反串、惡搞老板等,往往都是燃爆現場氣氛的利器。
  
  03   福利型內容
  
  年會的最主要福利當屬年會獎品/抽獎等環節,年會獎品本身非常具有話題性且可以迅速帶動現場氛圍。
  
  獎品或禮品的選擇至少要滿足下列三個條件之一:a. 新奇好玩  b. 特別實用  c. 滿足特定需求(比如程序員很多的公司可以設置機械鍵盤,小仙女很多的公司不如送個包)
  
  抽獎環節建議貫穿整個晚宴,制造高潮迭起的氛圍。最后還可以老板商量“臨時”加獎環節,不僅可以烘托年會晚宴最高潮,還可以增進老板和員工關系。
  
  04  內容審核
  
  一方面要把關活動整體的調性,是否符合公司文化,另一方面是保證節目質量,給出改進建議。
  
  4 / 產品研發:年會執行
  
  01   無供應商
  
  相當多小公司的年會執行,都由公司員工擔當。活動籌備時,要注重物料提前到場、提前搭建(和酒店方提前確認好時間),對節目進行彩排。
  
  在現場執行時,最重要的組織原則是負責人制。核心人員要形成工作組,活動前就要經常開碰頭會,保證無縫對接。工作人員最重要的原則就是“一人盯一事,事事有唯一負責人”。
  
  TIPS
  
  現場負責人安排
  
  一般要在幾個大環節設置負責人:
  
  現場負責人:整體把控現場整體情況。
  
  主會場負責人:監督主會場內部的大事小情嚴格執行,保證員工體驗。
  
  控臺負責人:對于舞臺所有流程、視頻、燈光、音頻進行掌控。
  
  前臺負責人:負責簽到體驗、安保有序。
  
  搭建負責人:除主會場外,最重要的板塊負責人。搭建質量決定了設計是否能夠落地,繼而決定了活動的逼格。搭建也要嚴格控制進度,確保在活動開始前,把場地交付。
  
  物料負責人:物料運輸、管理、發放、回收。
  
  攝影攝像負責人:對接好活動記錄人員,安排記錄重點moment。
  
  要做到事無巨細,所有工作提前做好安排和準備,為整個年會順利進行做好鋪墊。會務組人員名單提報,領導授權了,通過各部門選擇的會務組人員才好聽令安排。
  
  在搭建及彩排工作結束后,建議再召集各個版塊的工作人員一起開一個現場碰頭會。同步信息,查漏補缺,非常關鍵。
  
  檢查清單:各個口的負責人員的最后確認:
  
  1、檢測電源,無線網,投影,麥克風及音響設備,桌椅、舞臺、背景板是否全部準備就位?急需要添加的贊助方的LOGO貼字?某個背景板前亮度夠不夠?
  
  2、沒有提交到控臺視頻和PPT還有幾個?由誰負責到位?幾點到位?
  
  3、是否同步了最新的活動流程和嘉賓名單?主持人詞最后的修改確定?
  
  02   有供應商
  
  大型年會需要供應商支持。可以選擇總包(即全部委托給一家供應商),好處是相對省心,聯絡方便,對接容易。但有時我們并不需要全部外包,這時候就可以選擇分模塊外包,比如拆分為創意 / 執行 / 采購三個模塊,按需外包,好處是更為靈活,同時也有更多選擇。
  
  當我們篩選一批供應商之后,就要進提案環節,一定要進行封閉提案,更利于供應商表達他們的好點子。
  
  5 / 產品復盤與宣傳
  
  活動現場的結束并不代表活動營銷的完結。活動后的細節拿捏更見功夫。但很多人往往忽略這個環節的重要性。在年會結束后,至少要做好這幾件事情:
  
  01  剪輯視頻花絮
  
  拷貝所有影像資料,并剪輯成視頻,這不僅僅可以用于企業內部的宣傳,更可以對外進行企業形象展示。基于這些考慮,需要拍攝什么內容,也需要提前準備好。
  
  02  復盤和活動報告
  
  年會結束后,對年會目的和效果進行復盤,對本次年會的優點和缺點進行總結,讓優秀經驗和問題充分暴露和探討。將籌備中的各類文檔進行總結,沉淀為管理資產。